Versiebeheer

Naam	Omschrijving	Datum	Bekrachtigd	Versie
Rogier Noordam	Initiële versie	25-05-2018	Ja	0.1
Rogier Noordam	Bijgewerkt nav in gebruikname nieuwe financiële administratie	02-12-2020	Ja	0.1
Rogier Noordam	Bijgewerkt nav ISO 27001 audit KIWA	20-03-2021	Ja	1.0
Rogier Noordam	Bijgewerkt nav ISO 27001 audit KIWA, raamwerk MBK ‘veiliginternetten.nl’1	04-02-2022	Ja	1.1

Inleiding

Processfive, gevestigd aan Leidse Schouw 2, 2408 AE Alphen aan den Rijn, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

• https://processfive.com/
• Leidse Schouw 2, 2408 AE Alphen aan den Rijn
• +31(0) -172 782 154
• Rogier Noordam is de PrivacyOfficer van Processfive. Hij/zij is te bereiken via privacy@processfive.com of via het hierboven genoemde telefoonnummer.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Processfive verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Organisatie waar je werkt
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type
• IP adres van waaruit je onze website hebt bezocht

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Processfive verwerkt onder de verantwoordelijkheid van meerdere overheidsorganisaties de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens voor de waterschaps- en gemeentelijke belastingen:

• burgerservicenummer (BSN)

Wij kunnen deze gegevens alleen inzien als de verantwoordelijke overheidsorganisatie ons toegang verstrekt om productieverstoringen aan onze software op te lossen.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Processfive verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Als onderdeel van een overeenkomst. Bijvoorbeeld als je klant bij ons bent of bij ons in dienst bent getreden;
• Omdat je hier toestemming voor hebt gegeven. Bijvoorbeeld omdat je deelneemt aan van onze gebruikersgroepen en de periodieke mailings wilt ontvangen OF omdat je jezelf hebt aangemeld voor onze mailings via de website.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Processfive bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Eisen m.b.t.	Termijn
Persoonsgegevens in het algemeen	uiterlijk twee jaar na het laatste contact
Sollicitanten	wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure
Uitzendkrachten	uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Personeelsadministratie	uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband. Dit met uitzondering van de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs. Deze moeten we vijf jaar bewaren voor de Belastingdienst.
Salarisadministratie	uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Debiteuren en crediteuren	uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan
Klanten en leveranciers	uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld

Delen van persoonsgegevens met derden

Processfive verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit doen we nooit zonder jouw goedkeuring.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Processfive gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Processfive gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we weten of je al eerder op onze website bent geweest, hoe lang dit was en welke pagina’s je hebt bezocht.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Processfive en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@processfive.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

We willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Processfive neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via privacy@processfive.com. We hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• Wij slaan zo min mogelijk persoonsgegevens op;
• Er staan geen persoonsgegevens op onze mobiele hardware (als laptops, USB sticks, harde schijven, etc);
• Wij gebruiken actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
• Wij versturen persoonsgegevens altijd via een beveiligde (internet)verbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk;
• DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen;
• Alle software waar we persoonsgegevens in registreren is alleen toegankelijk via een twee-traps-verificatie (2FA). Dit betekent dat iemand die wil inloggen naar een gebruikersnaam en wachtwoord ook een aanvullende code in moet vullen welke alleen vanaf de mobiele telefoon van deze betreffende gebruiker kan worden gegenereerd;
• Voor onze infrastructuur maken we alleen gebruik van hostingbedrijven welke DNSSEC als extra beveiliging (aanvullend op DNS) hanteren voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam);
• We zijn ISO27001 (informatiebeveiliging) gecertificeerd en worden jaarlijks geaudit door een objectieve derde, waarbij nauwgezet wordt gecontroleerd of onze beveiligingsmaatregelen nog in orde zijn.

DISCLAIMER

© Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een data verwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Processfive.